בור עם תחתית

כיצד לתכנן את תקציב האירוע... וגם לעמוד בו

 

עולם האירועים גדוש פיתויים. הפקת אירוע משפחתי דורשת התייחסות להמוני פרטים קטנים. לשם דיוק, אני הצלחתי לעלות על כ-80 סעיפים שונים שניתן לקבץ בכ-18 קטגוריות. מקום לחגוג בו, השכרת ריהוט וציוד, עיצוב האירוע, קייטרינג, הזמנות, אטרקציות לאירוע, מופעים, תאורה והגברה, הזמנות, מתנות, צילום, מצגת, הגשה וניקיון, אבטחה ועוד, ועוד, ועוד. במשפחות רבות, הפקת האירוע הופכת לפרוייקט עתיר הוצאות שגולשות הרבה מעבר לתקציב המתוכן. כמו בכל פרוייקט, זה לא מחוייב המציאות. ניתן לכנן את התקציב מראש, לקחת בחשבון את כל סעיפי ההוצאות ולנהל את הפרוייקט כך שיישאר במסגרת התקציבית המתוכננת. מה אפשר לעשות? אצל רובנו התקציב אינו בלתי מוגבל.
 
על מנת להקל עליכם, ריכזתי את כל הסעיפים בטבלת אקסל שתסייע לכם לתקצב כל פריט מגדול עד קטן. כך תוכלו לחשב בקלות את התקציב הדרוש. לאחר מכן, במהלך ביצוע ההזמנות, תוכלו להזין את ההוצאות בפועל. כך יהיה לכם מעקב רצוף אחר ההפרשים. אם הגזמתם בסעיף אחד, תוכלו לצמצם בסעיף אחר ולהישאר במסגרת שקבעתם. ואם אתם לא מוטרדים מגובה התקציב ומוכנים לגלוש כמה שרק מתחשק, גם אז בודאי תשמחו לדעת כמה זה עומד לעלות לכם בסופו של דבר.
 
מאחר שהשתדלתי לרכז את מקסימום הסעיפים, יהיו כמובן כאלה שלא יהיו רלוונטיים עבורכם. פשוט דלגו עליהם ואל תזינו מספר. הזהרו לא לשבש את הנוסחאות שבטבלה. ואם עליתם על סעיף חסר שכדאי להוסיף לטבלה, אנא הודיעו לי. אשמח לעדכן אותה כדי שמשפחות אחרות יקבלו טבלה מקיפה יותר. להורדת טבלת אקסל לתכנון תקציב האירוע לחצו כאן.
 
בהצלחה,