לחלום, להפיק ולהצליח... ואפילו ליהנות על הדרך

12 טיפים מועילים לארגון חגיגת בת-מצווה או בר-מצווה

​

אירוע מרגש ויוצא דופן שאף אחד לא ישכח. זה מה שכולנו רוציםעבור ילדינו, לא? 
הפקת חגיגות הבר/בת מצווה דורשת שפע רב של החלטות: בחירת מועד האירוע ומקום לחגוגבו, עיצוב והדפסת הזמנות, בחירת סגנון הטקס, אוכל, קישוט, תאורה, מוזיקה, הפעלות ומשחקים, מתנות, ברכות, צילום, בגדים חגיגיים... שכחתי משהו?
בין אם אתם נעזרים בצוות הפקה מקצועי ובין אם אתם מפיקים הכל בעצמכם, תמצאו את עצמכם תוך זמן קצר כמו ג'גלרים בקרקס: מעיפים המון כדורים באוויר ומנסים גם לתפוס אותם לפני שיפלו. 12 הטיפים הבאים יעזרו לכם כרשימת מעקב ראשונית כדי שתטפלו במשימות בזמן הנכון.
 

1. קביעת מועדים אפשריים – הם כמובן קשורים בראש ובראשונה בתאריך יום ההולדת של בעל/ת השמחה, אבל לוקחים בחשבון אילוצים נוספים הקשורים לאופי האירוע, נסיעות לחו"ל ואורחים שיגיעו מחו"ל, מקום השמחה, מזג אוויר ועוד.

2. בוקר, צהריים או ערב? לפי הטעם האישי ואילוצים אחרים.

3. איפה חוגגים? האם הבית מתאים לאירוע? אם לא, האם אתם מעדיפים מקום פתוח או מקורה? אל תשכחו להתחשב גם בנתוני מזג האוויר.

4. כמה מוזמנים יהיו? כדאי להתחיל בהכנת רשימת המוזמנים כ-6 חודשים לפני האירוע מאחר שמספר המוזמנים משפיע על בחירת המקום ותכנון התקציב.

5. מה יהיה סגנון האירוע? האם יש נושאים או מוטיבים עיקריים שישפיעו על התכנים והדקורציה (תחביבים, העדפות משפחתיות, תחומי עיסוק שלכם ועוד)?

6. בחירת מקום האירוע וקביעת התאריך. משא ומתן והזמנת המקום (רצוי 4-6 חודשים לפני האירוע).

7. בחירת שרותי הקייטרינג, הנחיות לגבי סגנון האירוע וביצוע הזמנה (רצוי 3-4 חודשים לפני האירוע).

8. בחירת ספקים נוספים בהתאם לסגנון המועדף: מוזיקה, תאורה, פרחים, דקורציה. רצוי לבצע את ההזמנות 2-3 חודשים לפני האירוע).

9. בחירת אטרקציות לאירוע בהתאם לטעמכם ו... לא לשכוח את העדפת חתן השמחה.. (רצוי לבצע הזמנות 2-3 חודשים מראש.

10. גמר עריכת הרשימות ומשלוח הזמנות (רצוי 4-8 שבועות מראש).

11. קבלת אישורי השתתפות מהמוזמנים – כדי לבצע את התאומים האחרונים עם חברת קייטרינג. (1-2 שבועות לפני האירוע).

12. תקציב - כדאי להכין מראש טבלת תקציב בהתאם לסעיפים הנ"ל. מעקב תקציבי שוטף ימנע גלישות בלתי צפויות.

 

אם תעקבו בצורה מסודרת אחר הסעיפים הנ"ל ותדאגו לבצע הכל בזמן, תראו שכל הכדורים יישארו באוויר ואף אחד לא ייפול על הרצפה. כל מה שיישאר לכם ברגע האחרון הוא לבוא למקום האירוע, להתרגש, ליהנות עם האורחים ולאצור בלבכם חוויות וזכרונות לכל החיים.